業務効率化を図りたいと考えている人も多いはず。この記事では、業務効率化に役立つツールを10個紹介します。業務効率化ができれば、時間を有効活用できるメリットがあります。おすすめのツールのほか、選び方についても解説するので、改善したいと考えている人はぜひ参考にしてみてください。

業務効率化におすすめのツール10選

業務効率化に有効なツールを10選紹介します。仮に「現状で十分。特に困っていない」と思っていても、業務効率化ツールを使用することで、ムダに気付くこともあるかもしれません。無料で利用できるものも多々あるので、まずは興味があるものから試してみてください。

1.付箋ツール【メモ】

Windowsに標準搭載されている「付箋」は、無料ながらも業務効率化に一役買う優れたツールです。思いついたことをパッとすぐにメモすることができ、かつそのままデスクトップに残しておけるため忘れてしまうことも防げます。付箋の色は7色から選べるので、カテゴリごとに色分けをするのもおすすめです。優先度の高いタスクを書いた付箋はサイズを大きくしたり、文字を大きくしたりして目立たせることもできます。

2.Snipping Tool【スクショ】

Snipping ToolもWindowsに標準搭載されているもので、スクリーンショットが可能なツールです。スタート画面で検索、もしくは「Windowsマーク＋Shift＋S」のショートカットキーでも立ち上がります。四角形・フリーフォーム・指定ウィンドウ・全画面、それぞれの切り取りが可能。画像を回転させたり、描画ツールでコメントを書き込んだりすることもできます。残しておきたいデータを簡単に画像で保存できるので、Windowsを使用している人は覚えていて損はありません。

3.Googleドキュメント・スプレッドシート【文書作成】

Googleが提供するGoogleドキュメント・スプレッドシートは、Web上で文書作成が可能なツールです。オンラインで編集が可能なWord・Excelをイメージすると分かりやすいでしょう。作成した文書は、常に自動で保存されるため「保存する前にデータが消えてしまった…」という事態を防げます。また、公開範囲や編集権限の指定も可能。URLを送れば、ほかの人との文書共有や共同編集も簡単にできます。Googleにサインインすれば端末問わず同じデータにアクセスできるため、外出先で作業ができるのもポイントです。

4.Slack・ChatWork【コミュニケーション】

Slack・ChatWorkともにビジネスチャットツールと呼ばれるものであり、主に社内やビジネス上のグループでの連絡ツールとして活用されています。メッセージの送受信はもちろん、ファイルの共有やビデオ通話も可能です。LINEのグループ機能のようにチャットツール内で特定のメンバーのみのチャンネルを作成することもできるので、チームで仕事をしている人は業務効率化を図ることができるでしょう。なお、メッセージを自分宛てに送れば、ちょっとしたメモとして活用することも可能です。

5.GoogleKeep【メモ】

Googleが提供するクラウドメモ帳「GoogleKeep」も業務効率化にはおすすめのツールです。簡単にメモを残せるという点では付箋ツールと同じですが、クラウドメモ帳であればGoogleにサインインすればどこからでもメモの確認が可能。さらに、ボイスメモや手書きメモ機能のほか、リマインド機能もあるため、特に忘れっぽい人に有効な手段です。自分の使いやすいようにカスタマイズしたメモを使用したいという方は、GoogleKeepを利用してみましょう。

6.Evernote【メモ】

必要な情報を一箇所にすべてまとめたいという方におすすめなのが、Evernote。無料プランと有料プランがありますが、累計ユーザー数は2億人を超えるほどで、非常に多くの人が業務効率化に活用しています。メモ機能はもちろん、ノートには画像やPDFデータなどもまとめることが可能です。さらに、文字認識機能を使えば、会議のホワイトボードや名刺を記録しておくことも可能。SlackやGmailとの連携機能もあるため、他の業務効率化ツールとの併用もおすすめです。

7.Backlog【タスクの進捗管理】

Backlogはタスク管理ツールであり、プロジェクトの進捗を可視化することができます。チームで仕事をしていて、現在なにもタスク管理ツールを活用していないという人は活用してみても良いでしょう。優先順位が分かることでプロジェクトの遅延を防げたり、情報共有の漏れを防げたりします。

8.Toggl【時間管理】

Togglは、作業時間の計測ができる時間管理ツールです。業務効率化のためには、まずどの業務にどのくらいの時間がかかっているのかを把握することが大切。タスクごとにかかる時間の傾向が分かれば、改善の余地がある部分も見つかるかもしれません。スタートとストップを押すだけという簡単さもポイントです。

9.myBridge【名刺管理】

LINEが提供する無料の名刺管理ツール「myBridge」。名刺をファイルに入れて管理していると、場所をとるだけでなく、探したい名刺がパッと探せなかったりして何かと不便なもの。オンラインの名刺管理ツールであれば、スペースをとらず、検索機能も使用できます。myBridgeは、名刺をスマホで撮影するだけで自動でデータ化してくれるため、手で入力をする手間もかかりません。

10.Mindmeister【思考の整理】

Mindmeisterはマインドマップツールであり、頭の中の整理に役立ちます。考えがまとまらなかったり、なかなか良いアイデアが浮かんでこなかったりした経験は誰しも一度はあるはず。Mindmeisterを使って、頭の中に浮かんだ言葉やアイデアを文字にして並べていくことで、思考をクリアにするのに役立ちます。思考を整理できれば、煮詰まってしまうことも起きにくく、結果として業務効率化にもつながります。

業務効率化ツールを選ぶポイント

業務効率化に役立つツールは前項で紹介したもの以外にも、数多く存在していて「どれを選んだら良いか分からない…」という人も多いはず。ここでは、業務効率化ツールを選ぶポイントについて詳しく解説します。

現状の課題を解決できるツールか

まずは、自身の感じる課題に対して有効なツールかどうかを見極めましょう。便利そうなツールだからといって闇雲にダウンロードしたり、取り入れようとしたりすると、管理しきれずにかえって業務の効率を落としてしまうことにもなりかねません。「悩みを解決できそうか」といった点に着目して選ぶことが大切です。

使いこなせるか

業務効率化ツールを活用するうえで、使い勝手も重要なポイントです。業務効率化ツールの中には、多機能がゆえに操作が複雑なものや、日本語に対応していないものもあります。無理に使いこなそうとすると、業務効率化の意味がなくなってしまうため、簡単に使えそうなものを取り入れるようにしましょう。

セキュリティは万全か

業務効率化ツールを選ぶ際は、セキュリティ面にも注意する必要があります。顧客情報に関するやりとりや管理を行うのであれば、なおさらです。万が一、情報漏洩してしまった場合、取引先に迷惑がかかるだけに留まらず、ときには罪に問われることも。「みんな使っているから大丈夫」とは決して思わず、ツールのセキュリティについて確認したうえで活用するようにしましょう。

コスト感は見合っているか

業務効率化ツールを導入する場合は、コスト感を考えることも大切です。無料で利用が可能なものも多々ありますが、無料版では機能が制限される場合もあります。有料版の金額もツールによって異なっていて、月に数百円で利用可能なものから数千円〜数万円かかるものまでさまざまです。個人で利用するのであれば、高くても月額数千円までに留めるのが無難でしょう。

業務効率化を意識しているのに、なかなか思うようなパフォーマンスが発揮できていないと感じる場合は、生活習慣から見直す必要があるかもしれません。生活リズムが乱れていると、体内時計も狂ってしまうため、仕事への活力も湧きにくくなってしまうのです。反対に、生活習慣を整えることで、仕事の効率が上がり、それが自分の思うように人生を動かす事ができるきっかけにもなり得ます。